Wydziałem Administracyjnym kieruje Sekretarz Powiatu Jolanta Ugniewska.

ul. 3 Maja 68, pokój 6
Tel./Fax(0-29) 6457101, Tel. (0-29) 6457102

1. Wydział Administracyjny prowadzi sprawy organizacyjne,  kancelaryjne i gospodarcze Starostwa w tym  zadania archiwum zakładowego, sprawy personalne, sprawy informatyczne i ochrony danych osobowych.

2. Do zadań Wydziału w zakresie spraw organizacyjnych, kancelaryjnych i gospodarczych należy:

1) zapewnienie sprawnego funkcjonowania Starostwa, w tym koordynowanie i organizacja:

a) przepływu informacji,

b) rozpatrywania skarg i wniosków oraz petycji, w tym prowadzenie centralnych rejestrów:

- skarg i wniosków,

- petycji,

c) udzielania informacji interesantom Starostwa,

d) opracowywania projektów wewnętrznych aktów prawnych dotyczących organizacji pracy oraz funkcjonowania Starostwa,

e) przygotowywanie koncepcji i rozwiązań organizacyjnych dotyczących działalności Starostwa.

2) obsługa kancelaryjna Starostwa, w tym:

a) kierowanie obiegiem dokumentów i pism wpływających do Starostwa, prowadzenie dziennika korespondencji,

b) obsługa centrali telefonicznej, faksu i poligrafii,

c) przyjmowanie i wysyłanie korespondencji Starostwa,

d) maszynopisanie dla Starosty, Wicestarosty i Sekretarza,

e) obsługa sekretariatu Starosty i Wicestarosty, w tym:

- prowadzenie spraw związanych z wykonywaniem przez kierownictwo Starostwa funkcji reprezentacyjnych,

- organizowanie przyjęć interesantów oraz osób zgłaszających się w sprawach skarg i wniosków do Starosty, Wicestarosty, Sekretarza i Skarbnika,

f) prowadzenie spraw związanych z pieczęciami i tablicami urzędowymi,

g) gospodarowanie drukami, formularzami oraz materiałami biurowymi,

h) zapewnienie informacji wizualnej dla interesantów,

3) prowadzenie dokumentacji dotyczącej kontroli zarządczej, kontroli wewnętrznej i zewnętrznej oraz audytu zewnętrznego,

4) prowadzenie spraw związanych z publikacją aktów prawa miejscowego i innych w dzienniku urzędowym województwa,

5) prowadzenie zbiorów:

a) porozumień w sprawie powierzenia zadań innym jednostkom i przyjętych od innych jednostek,

b) przepisów prawnych wydanych przez Starostę,

c) aktów prawa miejscowego i innych, przekazanych do opublikowania w Dzienniku Urzędowym Województwa Mazowieckiego,

6) udostępnianie Dziennika Ustaw i Monitora Polskiego oraz Dziennika Urzędowego Województwa Mazowieckiego:

a) do wglądu i do pobrania w formie dokumentu elektronicznego,

b) w postaci elektronicznej do powszechnego wglądu w godzinach pracy urzędu, w miejscu do tego przeznaczonym i powszechnie dostępnym,

7) prowadzenie ewidencji zbiorów bibliotecznych Starostwa,

8) prowadzenie spraw w zakresie ubezpieczenia majątku znajdującego się w dyspozycji Starostwa,

9) przygotowywanie upoważnień pracowników Starostwa do załatwiania spraw w imieniu Starosty, według projektu przekazanego przez właściwą komórkę organizacyjną,

10) prowadzenie zbioru upoważnień do wydawania decyzji w imieniu Starosty, do załatwiania spraw w imieniu Starosty oraz pełnomocnictw,

11) prowadzenie spraw administracyjno - gospodarczych, w tym:

a) unowocześnianie techniki pracy biurowej,

b) gospodarka budynkami i lokalami biurowymi znajdującymi się w dyspozycji Starostwa,

c) prowadzenie spraw związanych z dzierżawą, najmem i użyczaniem lokali znajdujących się w dyspozycji Starostwa,

d) zabezpieczenie warunków pracy pracowników Starostwa odpowiadających zasadom bezpieczeństwa i higieny pracy,

e) zabezpieczenie budynków i mienia ruchomego znajdującego się w dyspozycji Starostwa,

f) prowadzenie doraźnych remontów i konserwacji urządzeń energetycznych, c.o., wodno- kanalizacyjnych, centrali telefonicznych,

g) rozliczanie kart drogowych i paliwa,

h) prowadzenie ksiąg środków trwałych i środków o charakterze wyposażenia,

i) prowadzenie doraźnych remontów i konserwacji lokali biurowych oraz wyposażenia,

j) zapewnienie łączności telekomunikacyjnej i obsługi transportowej,

k) utrzymywanie porządku i czystości posesji, pomieszczeń biurowych, sanitarnych i innych pomieszczeń Starostwa,

l) utrzymanie czystości i porządku wokół obelisku upamiętniającego Powstanie Styczniowe.

12) w zakresie zadań realizowanych przez Archiwum:

a) przyjmowanie akt spraw zakończonych od poszczególnych komórek organizacyjnych,

b) współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie prawidłowego opracowania dokumentacji i przygotowania akt w celu przekazania do Archiwum,

c) przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji,

d) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu,

e) sporządzanie okresowego zestawienia stanu ilościowego zasobu Archiwum, z podziałem na kategorie archiwalne, zgodnie z obowiązującymi wymogami,

f) udostępnianie akt komórkom organizacyjnym oraz osobom upoważnionym,

g) przekazywanie materiałów archiwalnych do właściwego archiwum państwowego oraz współpraca z nim,

h) nadzorowanie stosowania w Starostwie instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt.

3. Do zadań Wydziału w zakresie spraw personalnych należy:

1) prowadzenie spraw kadrowych pracowników Starostwa oraz kierowników jednostek organizacyjnych Powiatu, w tym:

a) prowadzenie akt osobowych pracowników Starostwa oraz kierowników jednostek organizacyjnych,

b) planowanie i realizacja gospodarki etatowej i funduszu wynagrodzeń,

c) opracowywanie analiz i informacji o sytuacji kadrowej oraz sporządzanie sprawozdań z sytuacji kadrowej,

d) prowadzenie dokumentacji związanej z naborem na stanowiska urzędnicze w Starostwie oraz na stanowiska kierowników jednostek organizacyjnych,

e) prowadzenie spraw rentowych i emerytalnych pracowników Starostwa,

f) prowadzenie spraw dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy, w tym organizacja szkoleń bhp i prowadzenie dokumentacji bhp,

g) prowadzenie spraw związanych ze stażami pracowniczymi, praktykami uczniowskimi i studenckimi odbywanymi w Starostwie,

2) planowanie i organizacja szkoleń, dokształcania i doskonalenia zawodowego,

3) prowadzenie spraw pracowników związanych z realizacją Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,

4. Do zadań Wydziału w zakresie spraw informatycznych i ochrony danych osobowych należy:

1) koordynowanie działań związanych z definiowaniem, opisem, aktualizacją, monitorowaniem oraz usprawnianiem procesów informatycznych Starostwa,

2) zapewnianie prawidłowej pracy sprzętu komputerowego, infrastruktury sieciowej i oprogramowania,

3) utrzymanie organizacji systemu teleinformatycznego, w tym elektronicznego obiegu dokumentów,

4) zapewnienie obsługi  podpisu elektronicznego osób uprawnionych do jego posiadania,

5) obsługa techniczna biuletynu informacji publicznej i strony internetowej starostwa,

6) obsługa techniczna oraz wsparcie informatyczne sesji rady.

7) prowadzenie spraw związanych z ochroną danych osobowych wynikających z polityk bezpieczeństwa danych i instrukcji zarządzania systemami informatycznymi, w szczególności:

a) nadzorowanie opracowania i aktualizacji polityk ochrony danych obowiązujących w starostwie,

b) podejmowanie odpowiednich działań w przypadku wykrycia incydentów związanych z naruszeniem bezpieczeństwa danych,

c) nadzorowanie stosowanych środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę danych osobowych przetwarzanych w systemie informatycznym,

d) bieżące utrzymanie systemów informatycznych  służących do przetwarzania danych osobowych i ich funkcjonowania, zapewniające ich poufność, integralność i dostępność,

e) zarządzanie systemem komunikacji w sieci komputerowej oraz przesyłanie danych za pośrednictwem urządzeń teletransmisji w sposób zapewniający bezpieczeństwo wymiany danych,

f) nadzorowanie funkcjonowania mechanizmów uwierzytelniania użytkowników w systemie informatycznym oraz kontrola dostępu do danych osobowych,

g) wykonywanie kopii bezpieczeństwa elektronicznych zbiorów  danych osobowych oraz ich okresowe sprawdzanie,

h) zarządzanie indywidualnymi identyfikatorami i hasłami  do systemu informatycznego,

i) prowadzenie ewidencji użytkowników systemów informatycznych służących do przetwarzania danych osobowych,

j) zapewnienie legalności oprogramowania wykorzystywanego w systemach informatycznych służących do przetwarzania danych osobowych.

 

Wytworzył:
Jolanta Ugniewska - Sekretarz Powiatu
Udostępnił:
Krzysztof Malinowski
(2019-12-30 09:28:15)
Ostatnio zmodyfikował:
Krzysztof Malinowski
(2019-12-31 19:49:53)